Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Anbieter

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Beschäftigtendaten in Arbeitsengel ist Ihr Arbeitgeber, also der Träger Ihrer Einrichtung. Die WOB IT Consulting UG betreibt Arbeitsengel im Auftrag Ihres Arbeitgebers als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) und ist für den technischen Betrieb sowie für diese Hinweise Ihr Ansprechpartner:

WOB IT Consulting UG (haftungsbeschränkt)
vertreten durch den Geschäftsführer Christian Weniger
Steinbeißerstr. 2
38448 Wolfsburg
Telefon: +49 53 63 / 707 357
E-Mail: info@wob-it-consulting.de

Den Datenschutzbeauftragten Ihres Arbeitgebers erreichen Sie über Ihre Einrichtungsleitung oder Personalverwaltung.

2. Zwecke der Verarbeitung

Arbeitsengel dient der Organisation der Arbeit in Kindertageseinrichtungen, insbesondere:

• Dienst- und Vertretungsplanung, Gruppenzuordnung und Arbeitszeiterfassung,
• Urlaubs- und Abwesenheitsanträge sowie Krankmeldungen,
• Verwaltung von Personal- und Vertragsdaten und der zugehörigen Dokumente,
• interne Kommunikation (Nachrichten, Aufgaben, Termine, Videoanrufe) und E-Mail,
• den sicheren Betrieb des Portals (Anmeldung, Missbrauchsabwehr, Datensicherung).

3. Verarbeitete Daten

• Stammdaten: Name, Einrichtung, Rolle, dienstliche E-Mail-Adresse, Kontaktdaten
• Personal- und Vertragsdaten, soweit Ihr Arbeitgeber sie in Arbeitsengel pflegt (z. B. Beschäftigungsumfang, Vertragslaufzeit, Eingruppierung)
• Arbeitszeiten, Dienstpläne, Abwesenheiten und Urlaubsanträge
• Krankmeldungen: nur die Tatsache und Dauer der Arbeitsunfähigkeit – keine Diagnosen. Dies sind Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO.
• Inhalte, die Sie selbst eingeben: Nachrichten, Aufgaben, Notizen, hochgeladene Dokumente
• Anmelde- und Nutzungsdaten: Zeitpunkt der Anmeldung, Online-Status („zuletzt aktiv"), Protokolle wichtiger Änderungen
• Technische Zugriffsdaten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browserkennung

4. Rechtsgrundlagen

• Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO i. V. m. § 26 BDSG
• Krankmeldungen (Gesundheitsdaten): Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG
• Sicherheit des Portals, Missbrauchsabwehr und Datensicherung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Systeme und der darin gespeicherten Beschäftigtendaten)
• Freiwillige Funktionen (Push-Benachrichtigungen, „Angemeldet bleiben", Einbindung eines E-Mail-Postfachs): Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre Einwilligung, jederzeit widerrufbar, indem Sie die Funktion abschalten

5. Empfänger

Innerhalb Ihres Arbeitgebers sehen Ihre Daten nur Personen, die sie für ihre Aufgabe brauchen – je nach Rolle z. B. Ihre Einrichtungsleitung, die Personalverwaltung oder die Geschäftsführung. Die Rechte sind je Rolle und Einrichtung festgelegt.

Folgende Dienstleister arbeiten in unserem Auftrag:

• STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Str. 7, 10249 Berlin – Server, Domain und Versand von Benachrichtigungs-E-Mails. Die Server betreibt STRATO in Rechenzentren der Konzerngesellschaft IONOS SE in Deutschland.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt. Zu Push-Benachrichtigungen siehe Abschnitt 10.

6. Hosting, Sicherheit und Datensicherung

Arbeitsengel läuft auf eigenen Servern in Rechenzentren in Deutschland. Alle Verbindungen sind verschlüsselt – zwischen Ihrem Gerät und dem Portal (HTTPS) ebenso wie zwischen den Servern. Zugang zu den Servern haben nur Administratoren mit persönlichem Schlüssel.

Zum Schutz vor Datenverlust werden regelmäßig Sicherungskopien erstellt. Sie werden verschlüsselt, bevor sie den Datenbankserver verlassen, und in einem getrennten Rechenzentrum sowie an einem Standort des Anbieters aufbewahrt. Der Schlüssel zum Entschlüsseln liegt auf keinem Server.

7. Anmeldung, Cookies und Sitzungen

Arbeitsengel verwendet nur technisch notwendige Cookies – keine Werbe-, Statistik- oder Tracking-Cookies:

• Sitzungs-Cookie (PHPSESSID): hält Sie nach der Anmeldung angemeldet; die Sitzung endet mit der Abmeldung oder nach Inaktivität.
• „Angemeldet bleiben" (remember_token, nur in der Handy-Ansicht und nur, wenn Sie es auswählen): gilt 30 Tage.

8. Schutz vor Missbrauch

Zum Schutz vor unbefugten Zugriffen werden Anmeldeversuche und Anfragen zum Zurücksetzen des Passworts begrenzt. Dazu wird die IP-Adresse beim Aufruf der Anmelde- und Passwortseiten einem Land zugeordnet. Die Zuordnung erfolgt ausschließlich auf unseren eigenen Servern anhand einer frei verfügbaren Länderliste von db-ip.com (Lizenz CC BY 4.0); die IP-Adresse wird dabei nicht an Dritte übermittelt. Anmeldungen aus Ländern außerhalb der EU, des EWR und der Schweiz können eingeschränkt werden.

• Server-Zugriffsprotokolle (IP-Adresse, Zeitpunkt, Seite): 14 Tage
• Länderprotokoll der Anmelde- und Passwortseiten (Land, um den letzten Block gekürzte IP-Adresse, Ergebnis): 90 Tage
• Anfragen zum Zurücksetzen des Passworts: 7 Tage, die E-Mail-Adresse nur als nicht rückrechenbarer Prüfwert (Hash)

9. Videoanrufe

Videoanrufe laufen über einen eigenen Konferenzserver in Deutschland; es ist kein fremder Anbieter beteiligt. Nur angemeldete Nutzer können Räume öffnen. Bild und Ton werden nicht aufgezeichnet. Gespeichert werden nur die Rahmendaten eines Anrufs (Teilnehmer, Beginn, Dauer, technische Verbindungsqualität).

10. Push-Benachrichtigungen

Wenn Sie Push-Benachrichtigungen erlauben, werden Hinweise über den Benachrichtigungsdienst Ihres Browsers bzw. Geräts zugestellt (z. B. Google, Apple oder Mozilla). Der Inhalt ist dabei verschlüsselt und nur auf Ihrem Gerät lesbar; der Dienst erhält lediglich eine technische Gerätekennung. Diese Dienste können ihren Sitz außerhalb der EU haben. Sie können Push- Benachrichtigungen jederzeit in Ihrem Browser bzw. in den Einstellungen Ihres Geräts abschalten.

11. Eingebundenes E-Mail-Postfach

Wenn Sie Ihr dienstliches E-Mail-Postfach in Arbeitsengel einbinden, werden Ihre Zugangsdaten verschlüsselt gespeichert. E-Mails werden beim Aufruf direkt von Ihrem Mailserver abgerufen und angezeigt; Arbeitsengel legt keine Kopie Ihrer Nachrichten an. Gespeichert wird nur, was Sie selbst anlegen: Adressbuch und Verteiler, Signaturen und Favoriten.

12. Speicherdauer

Ihre Beschäftigtendaten werden gespeichert, solange Ihr Arbeitgeber sie für das Beschäftigungsverhältnis benötigt, und danach entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht. Die Löschung veranlasst Ihr Arbeitgeber.

In den verschlüsselten Sicherungskopien bleiben Daten zusätzlich bis zu deren Ablauf erhalten: Datenbanksicherungen tageweise 90 Tage und als Monatsstand 24 Monate, Dokumentensicherungen 30 Tage und als Monatsstand 12 Monate. Sicherungskopien werden nur zur Wiederherstellung nach einem Datenverlust verwendet.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Bitte wenden Sie sich dafür an Ihren Arbeitgeber oder an uns (Kontakt in Abschnitt 1) – wir leiten Ihr Anliegen gegebenenfalls weiter.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

14. Keine automatisierten Entscheidungen

Arbeitsengel trifft keine Entscheidungen, die allein auf automatisierter Verarbeitung beruhen (Art. 22 DSGVO), und erstellt keine Profile zu Werbe- oder Bewertungszwecken.

Stand: September 2026